Selecteer een pagina

Een integratie via CSV heeft vele voordelen. Het beheer van uw producten, gegevens, stockniveau,… verloopt efficiënt. Daarnaast is uw offline verkoop gekoppeld aan uw online verkoop en vice versa. In dit document vindt u instructies hoe u op een efficiënte manier een csv bestand kunt maken met Microsoft Office Excel. Als u een ander programma dan Microsoft Office Excel wil gebruiken, raadpleeg dan Iceshop support voor een specifiek programma.

Het correct opvolgen van de stappen kan wederzijdse tijdswinst opleveren en zorgt er tevens voor dat uw content op de juiste manier gepresenteerd wordt in de Storesquare shop.

Voor vragen kunt u altijd terecht bij onze supportdesk: storesquare@iceshop.nl

Downloads

Download hier een CSV voorbeeld.

Download hier de Iceshop Integratie Handleiding.

Opmaak van uw bestand
Standaard formaat

Open het bestand Standaard Storesquare assortiment en prijsfile’ in Microsoft Office Excel. Daarna krijgt u ongeveer het volgende beeld:

Belangrijk!

Zorg bij het invullen van de Excel altijd dat het datatype is ingesteld op ‘Tekst’, zie het rood gemarkeerde deel in de bovenstaande afbeelding.

Invullen data

Sommige kolommen bevatten restricties op in te vullen data. Deze restricties staan in de bijlagen (brands.csv, categories.csv, categoriesAttributes.csv).

Hieronder staat omschreven wat de kolommen inhouden en hoe u deze kunt invullen.

id/SKU (verplicht)

SKU moet ingevuld worden met uw eigen artikelcode. Wanneer u niet over een eigen artikelcode beschikt, kunt u hier een fictief product id toevoegen. SKU moet altijd een unieke waarde zijn. Ook wanneer u gebruik maakt van varianten.

MPN (verplicht)

Een MPN (Manufacturing Part Number) is de artikelcode die is meegegeven door de fabrikant. Wanneer een fabrikant deze code aanlevert, moet u die invullen voor zover er geen EAN beschikbaar is voor dit product. Dit verhoogt tevens uw online vindbaarheid.

Als u niet over MPN’s beschikt, kan iceshop bij uitzondering een alternatief bieden.

Let op dat MPN’s, net als SKU’s, altijd uniek moeten zijn. Ook wanneer u gebruik maakt van varianten.

Merk (verplicht)

Vul hier uw merk in, bijvoorbeeld ‘HP’, ‘Lenovo’, ‘Nike’, ‘Adidas’.

EAN (verplicht)

European Article Number. Deze code komt vaak voor op een barcode van een product. Het geeft een unieke product identificator mee en zorgt ervoor dat het product online vindbaar is. De EAN bestaat meestal uit 13 cijfers. Wanneer u met Excel werkt om uw bestand op te maken, houd er dan rekening mee dat u de kolommen geselecteerd heeft met notatie ‘Tekst’ (zie ook het begin van Hoofdstuk 1). Dit is belangrijk omdat Excel anders een wetenschappelijke notatie maakt van de EAN code.

Parent ID (optioneel)

Parent_ID is alleen van toepassing als uw producten over verschillende varianten beschikken. Hoe dit werkt, kunt u hier in de handleiding lezen.

Als u niet zeker bent over de invulling, neem dan contact op met Iceshop!

Product naam (verplicht)

De naam of titel van het product.

Lange omschrijving (verplicht)

Dit veld bevat de productbeschrijving.

Sales price (verplicht)

De verkoopprijs van het product inclusief BTW. Gebruik geen tekens, zoals €. Hier vult u enkel het bedrag in, bijvoorbeeld: 100. Indien het bedrag centen bevat, vul dan ‘100.50’ in.

Werk altijd met een punt om decimalen aan te geven, gebruik geen komma.

Promoprice (optioneel)

De promotieprijs is bedoeld om een korting van (tijdelijke) aard op uw prijs toe te passen. Als u geen promoprijs heeft, kunt u die leeg laten. Indien een product € 100 kost en de promoprijs € 80 is, dan vult u ’80’ in.

Kortings (%) (optioneel)

Kortingspercentage is bedoeld om een kortingspercentage op uw prijs toe te passen. Indien de sales prijs € 100 is en de promotieprijs € 80 is, dan is het kortingspercentage 20. In dit geval vult u ’20’ in.

Delivery_time (indien wordt afgeweken van de standaard)

Indien producten afwijken van de standaard levertermijn (2 tot 3 dagen) moet u de ‘delivery time’ aanpassen. Wanneer uw levertijd 3-5 dagen is, dan vult u ‘3-5’ in. Let op! Enkel waarden uit de onderstaande tabel zijn toegestaan.

Wanneer er géén waarde is ingevuld, wordt automatisch de standaard levertermijn van Storesquare geselecteerd.

Wanneer u met Excel werkt om uw bestand op te maken, houd er dan rekening mee dat u de kolommen geselecteerd heeft met notatie ‘Tekst’ (zie ook het begin van Hoofdstuk 1). Dit is belangrijk omdat Excel anders een datumnotatie maakt van de levertijden.

Leveringstermijn (min.–max. dagen)

Waarde in uw CSV bestand

2-3 dagen

2-3

1-2 dagen

1-2

3-5 dagen

3-5

4-8 dagen

4-8

1-8 dagen

1-8

1-14 dagen

1-14

1-30 dagen

1-30

1-45 dagen

1-45

1-60

1-60

Voorraad (verplicht)

De meest recente waarde van voorraad van het product. Wanneer de voorraad 0 is, zal het product niet getoond worden.

Link afbeelding (1-5) (minimaal 1 afbeelding verplicht)

Hier vult u een link in naar de product afbeelding. (U kunt meerdere links toevoegen, maar u kunt ze ook leeg laten). Link 1 wordt als eerste getoond, waarna link 2 t/m 5 volgen.

Let op: de afbeelding link moet een URL zijn en moet verwijzen naar de afbeelding zelf en niet naar een webpagina waar de afbeelding staat.

Voorbeeld correcte afbeelding:

Voorbeeld incorrecte afbeelding:

Categorie (verplicht)

Deze kolom moet ingevuld te worden met waarden uit het bestand ‘categories.csv’. Kies de waarde die voor uw product van toepassing is (zie onderstaand voorbeeld). Hier moet een subcategorie op het laagste niveau ingevuld zijn.

Let op!

Zorg dat de categorie altijd ingevuld is en laat de cel niet leeg! Gebruik hiervoor de Storesquare categorieën (zie categories.csv).

Wanneer u geen relevante categorie terugvindt, neem dan contact op met Storesquare om u hierbij te helpen.

Label Spec 1-15 (zo compleet mogelijk / zeer gewenst)

Dit moet attributen bevatten van het bestand’categoriesAttributes.csv’. Als u meer dan 15 specificaties heeft, creëer dan gerust meer kolommen. Als u er minder nodig heeft, dan kunt u de niet-benodigde kolommen wissen. Denk eraan dat attributen altijd in relatie moeten staan tot categorieën. Zie hieronder het voorbeeld uit categoriesAttributes.csv om te zien hoe dit werkt:

Voor de categorie ‘baby’ kunt u dus kiezen uit de specificaties: ‘leeftijd’, ‘kleur’, etc.

Bij kleur staat ‘any’ dus hier kunt u alles invullen wat u wil. Bij collectie staan 3 opties (alle seizoenen, herfst/winter, lente/zomer). Bij collectie kunt u dus enkel die 3 opties selecteren. In uw bestand kan dit er als volgt uitzien:

Voorbeeld Label spec 1-15

Scheidingsteken Excel

Het default scheidingsteken van het Storesquare formaat is puntkomma (;). Wanneer u een bestand vanuit Excel opslaat door middel van de keuze ‘csv’, gescheiden door lijstscheidingstekens verloopt dit normaal gezien probleemloos. Voor de zekerheid kunt u controleren of u het juiste scheidingsteken heeft gekozen door het bestand te openen via ‘notepad’. Zie onderstaand voorbeeld:

 

 

Klaar?

Als u er zeker van bent dat u alle bovenstaande stappen correct heeft uitgevoerd, kunt u het bestand uploaden via de FTP/Drive locatie die u van iceshop heeft ontvangen.

  • Noem het bestand ‘import.csv’.
  • Zorg ervoor dat u een e-mail stuurt naar storesquare@iceshop.nl.
  • Wanneer iceshop geen e-mail ontvangt, nemen zij uw bestand niet in behandeling.
    LET OP: Dit is uw definitieve versie van uw bestand. Het is niet meer mogelijk om het formaat in de toekomst te wijzigen. Dat kan enkel nog tegen betaling. Zorg er dus voor dat u ook in de toekomst het bestand op dezelfde wijze kunt doorvoeren.

 

Varianten

Een product kan varianten hebben. Stel, u verkoopt een t-shirt in verschillende maten, in dit geval is ‘maat’ een variant van hetzelfde product. Heeft u een product in verschillende kleuren, dan is ‘maat’, maar ook ‘kleur’ een variant. Wil u een product met varianten toevoegen, dan gebruikt u de kolom ‘Parent_ID’. U zal ook de kolom ‘SKU’ moeten invullen en voor elke variërende eigenschap zal een waarde in de betreffende kolom ingevuld moeten zijn.

Mijn producten hebben unieke eigenschappen, zoals kleur en maat.

Neem het voorbeeld product met SKU ‘12345’. Het voorbeeld product is beschikbaar in de kleuren ‘blauw’ en ‘wit’ en in de maten ’37’ en ’39’. In dit voorbeeld zijn er verschillende varianten voor één product mogelijk. Stel dat er 4 varianten zijn, dan moet u in dit geval één hoofdproduct invullen en 4 varianten invullen. Dus 5 producten in totaal ingevuld volgens het onderstaande invulmodel:

 

SKU

 

Parent_ID

Categorie

Kleur detail

Maat

12345

 

***

pantoffels-dames

***

***

12345-w-37

 

12345

pantoffels-dames

wit

37

12345-b-39

 

12345

pantoffels-dames

blauw

39

12345-w-39

 

12345

pantoffels-dames

wit

39

12345-b-37

 

12345

pantoffels-dames

blauw

37

 

  • De SKU’s moeten altijd uniek zijn. Als u geen unieke SKU’s heeft voor varianten, gebruik dan een fictieve code om het product uniek te maken. Bijvoorbeeld ‘w-37’.

  • Overige verplichte kolommen zoals merk, prijs, etc. zijn in deze tabel buiten beschouwing gelaten, maar kunnen ook op variant niveau worden aangepast.

  • Velden waar ‘***’ staat ingevuld moet u leeg laten.

    Mijn producten hebben een mix van unieke en niet-unieke eigenschappen.

    Neem het voorbeeld product met SKU ‘12345’. Het voorbeeld product is beschikbaar in de kleur ‘wit’ en in de maten ’37’ en ’39’. In dit voorbeeld zijn er 2 verschillende varianten voor één product mogelijk, maar is de kleur overal gelijk.

    In dit geval vult u de kleur in bij het hoofdproduct en de maten bij de varianten.

    SKU

     

    Parent_ID

    Categorie

    Kleur

    detail

    Maat

    12345

     

    ***

    pantoffels-dames

    wit

    ***

    12345-37

     

    12345

    pantoffels-dames

    ***

    37

    12345-39

     

    12345

    pantoffels-dames

    ***

    39

     

  • De SKU’s moeten altijd uniek zijn. Als u geen unieke SKU’s heeft voor varianten, gebruik dan een fictieve code om het product uniek te maken. Bijvoorbeeld ‘w-37’.

  • Overige verplichte kolommen zoals merk, prijs, etc. zijn in deze tabel buiten beschouwing gelaten, maar kunnen ook op variant niveau worden aangepast.

  • Velden waar ‘***’ staat ingevuld moet u leeg laten.

Uw bestand up-to-date houden
Hieronder staan een aantal regels om uw bestand up-to-date te houden. Houd hier altijd rekening mee.

Let op! Wanneer u aanpassingen doorvoert aan uw bestand kan dit gevolgen hebben.

In sommige gevallen komt uw bestand na een aanpassing niet meer door naar Storesquare. Iceshop kan kosten in rekening brengen als uw bestand opnieuw geconfigureerd moet worden. Kosten bedragen € 50,- starttarief en

€ 40,- per uur.

Bestand automatisch updaten

Uw bestand wordt dagelijks verwerkt op basis van de volgende variabelen:

  1. Bestandsnaam
  2. Upload Locatie
  3. Formaat (csv)
  4. Kolomvolgorde en scheidingstekens
  5. Minimum product aantal
  6. Verplichte data
  7. Tijd van uploaden
  8. Indien van toepassing: correcte varianten invulling
  9. Categorisering

 

  1. Bestandsnaam
    De initieel gekozen bestandsnaam is standaard ‘import.csv’, maar wanneer u aan het begin gekozen heeft voor een andere bestandsnaam, gebruik dan deze naam opnieuw.

    Wanneer er op dag 1 een bestand staat ‘import.csv’ en u de volgende dag het bestand uploadt als bijvoorbeeld ‘import(1).csv’ dan zal het oude ‘import.csv’ bestand online komen.

    Upload dus altijd met dezelfde bestandsnaam.

  2. Upload LocatieZorg ervoor dat de locatie gelijk blijft. Standaard is dit de landingspagina van de drive of de root folder van de ftp locatie. Zorg er dus voor dat u niet eerst het bestand uploadt via de root folder en de volgende dag in de handleiding folder, maar zorg ervoor dat de upload locatie gelijk blijft.
  3. Formaat (csv)Het standaard formaat is csv.

    Zorg er dus voor dat u altijd uw bestand in csv aanlevert en niet de volgende dag in bijvoorbeeld ‘xls’.

  4. Kolomvolgorde en scheidingstekensStandaard kunt u het default Storesquare formaat aanhouden uit het voorbeeld Excel bestand met als scheidingsteken puntkomma. Zorg ervoor dat u de kolomvolgorde of scheidingstekens nooit wijzigt ten opzichte van uw initiële bestand.
    Wanneer u geen gebruik meer wil maken van een bepaalde kolom, verwijder deze dan niet! Laat de kolom staan zodat de volgorde van de overige kolommen niet verschuift. Wanneer u een nieuwe kolom wil toevoegen, doe dit dan achteraan het bestand en vraag Iceshop om deze opnieuw te mappen (om dezelfde reden dat de andere kolommen niet verschuiven).
  5. Minimum product aantalEr zit een beveiliging in de importer om extreme afwijkingen in product aantal tegen te gaan. De regel is ingesteld dat u minimaal 25% van het product aantal uploadt van de voorgaande update. Als uw product aantal ‘100’ was, mag het dus enkel gewijzigd worden naar een aantal van 26+.

    Wanneer u het aantal wil afbouwen, doe dit dan stapsgewijs (per dag).

  6. Verplichte dataBelangrijke data met een aanduiding ‘verplicht’ moeten altijd ingevuld zijn. Het niet invullen van deze data zal ervoor zorgen dat uw product niet meer online komt. Zorg er dus voor dat u altijd weer alle data invult.
  7. Tijd van uploadenHet exporteren van uw productaanbod is een proces dat enkele uren kan duren. Dat komt omdat uw productaanbod eerst gesynchroniseerd wordt met het systeem waar Storesquare gebruik van maakt. Zorg er daarom voor dat u tijdig het bestand klaarzet. We raden u aan alles te uploaden voor 22u. Dan is uw assortiment up-to-date de dag nadien. Wanneer u later dan 22u uploadt, is er een risico dat uw assortiment pas een dag later online staat.
  8. Indien van toepassing: correcte varianten invulling
    Verwijder nooit varianten!

    Indien u een product heeft met verschillende maten, zoals maat ’42’ en ’44’ voor schoenen en de schoen met maat ’42’ is niet meer op voorraad, zorg er dan voor dat de voorraadwaarde van de schoen wordt aangepast naar 0, maar laat het product wel in uw bestand staan. Wanneer u een variant verwijdert wordt deze namelijk ook uit onze database verwijderd. Dit resulteert erin dat u in de toekomst de voorbeeld maat ’42’ niet meer kunt toevoegen.

    Laat dus de producten staan en pas enkel de voorraadwaardes aan.
  9. Categorisering
    Zorg ervoor dat uw categorieën gelijk blijven aan de initieel vastgestelde waardes. Een wijziging kan ervoor zorgen dat uw categorieën niet meer doorkomen op Storesquare.be.

    Hetzelfde geldt voor attributen en merken.

    Het proces samengevat om op Storesquare te komen

    Om op Storesquare.be te komen moet u de volgende stappen volgen:

    1. Upload uw bestand via de Iceshop Drive/ftp gegevens.
    2. Informeer storesquare@iceshop.nl met uw shop-naam en geef aan dat uw bestand klaar staat op de ftp/drive locatie.
    3. Iceshop zal u dan spoedig contacteren om, indien nodig, feedback te geven. Wanneer alles OK is, sla dan stap 4 over.
    4. Wanneer uw bestand niet OK is, maar wel over de verplichte gegevens beschikt, komt u in aanmerking voor een custom implementatietraject. Kosten van een custom traject bedragen minimaal €475. Het exacte bedrag hangt af van de ingeschatte werkzaamheden.
    5. Wanneer uw bestand OK is, zal Iceshop de implementatie starten. Dit duurt ongeveer 5 werkdagen. Wanneer Iceshop klaar is, staat u niet direct online. U zult geïnformeerd worden dat Storesquare de mapping in orde zal brengen (Storesquare heeft eigen categorieën, merken en eigenschappen waarnaar u zich moet schikken).
    6. Als de mapping rond is, kunt u uw eigen assortiment bekijken op uw non-actieve shop. Wanneer alles OK is, zal u door Storesquare op actief geplaatst worden.
    7. Wanneer de koppeling draait, is het voor u enkel nog belangrijk om updates op correcte wijze door te voeren. Ga naar hoofdstuk 3 om eventuele fouten in het updaten te voorkomen.
    8. Uw bestand wordt dagelijks doorgestuurd naar Storesquare. Heeft u alle stappen uit hoofdstuk 3 correct doorgevoerd, maar komt er alsnog geen geüpdatet assortiment online? Neem dan contact op met storesquare@iceshop.nl.